¿Cómo darte cuenta de dónde iniciar un proceso de cambio?

El año pasado asistí a un conjunto de talleres que realizó Eugenio Moliní en Madrid donde vivenciamos como un agente del cambio puede promover el cambio con mayor impacto y menor dolor. Lo que detallo a continuación es lo que yo he entendido de una de las enseñanzas que Eugenio compartió.

Un agente de cambio tiene la vocación de promover el cambio, buscando que personas diferentes, de culturas diferentes, de contextos diferentes acaben trabajando juntas. 

Para promover el cambio es necesario conocer qué es un sistema. ¿A qué llamamos sistema? Una definición de sistema dada por el filósofo José Ferrater Mora es:

“Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí funcionalmente, de modo que cada elemento del sistema es función de algún otro elemento, no habiendo ningún elemento aislado.“

Simplificando podemos ver un sistema como un conjunto de de elementos relacionados entre sí que funcionan como un todo. Además un sistema no es una realidad estática sino cambiante, en su interior surgen nuevos elementos, se cambian muchos otros y salen otros.

Los sistemas se pueden ver desde dos visiones:

Sistémica

  • Es la visión del sistema desde fuera.
  • Ves lo que está ocurriendo en el sistema sin tomar partido, de forma objetiva.
  • Te permite ver el todo con sus limitaciones.

Campo

  • Es la visión del sistema desde dentro. 
  • Ves aquello con lo que estás en contacto de forma subjetiva. 
  • No te permite ver el todo.

Cuando promovemos el cambio podemos hacer uso de las escalas del sistema. 

Las escalas del sistema

Las escalas del sistema nos dan una perspectiva e información de lo que está ocurriendo, o puede ocurrir cuando promovemos el cambio. Nos permite visualizar las relaciones entre las diferentes escalas del sistema, por ejemplo ver las relaciones entre pares y tríos, entre equipos etc…  

Esta lista (intrapersonal, personal… planeta) es una lista genérica, no es una lista que siguen todos los sistemas. Cuando trabajamos con un sistema, una de las primeras cosas a conocer es qué escalas del sistema son relevantes, qué subgrupos son relevantes, qué equipos, qué ámbitos de actuación y a partir de ahí generamos las escalas.

Antes de iniciar un cambio o proceso de cambio que queramos promover o si ya estamos sumergidos en un cambio, podemos utilizar un conjunto de preguntas que nos ayudarán a trabajar con las escalas del sistema:

  • ¿Dónde detectamos algo? En qué subgrupo, en qué departamento, en qué relación, en qué persona, cuanto más concretos seamos mejor. En la detección puede intervenir cualquiera que tenga voluntad de realizar el cambio: un equipo, un agente de cambio, personas concretas etc…
  • ¿Dónde tiene efecto? En los sistemas todo está interconectado, cualquier cosa  tiene efecto y está originada en otro sitio en el cual lo detectamos. Algo que detectes en una escala tiene efecto en otra.
  • ¿Dónde se origina? En qué escala del sistema se origina, puede ser en diferentes lugares, en la organización, en una política de la sociedad etc… 
  • ¿Dónde intervenir? En qué escala del sistema intervenimos e iniciamos un proceso de cambio. Puede ser a nivel individual, a nivel equipo, a nivel área etc… donde hemos detectado que algo no está funcionando bien. Podemos realizar algún tipo de actividad que puede resolver o no la situación.
  • ¿Dónde cerrar? Cerramos el proceso de cambio en la misma escala del sistema en la que lo abrimos. Puede ocurrir que en el transcurso de aplicar el proceso de cambio la escala del sistema en la que abrimos el cambio ya no exista, en ese caso cerramos el proceso de cambio con las personas que colaboraron cuando apareció el problema. Por ejemplo lo detectamos a nivel equipo y realizamos el proceso de cambio a nivel departamento. El cambio realizado a nivel departamento hace que el equipo deje de existir.

¿Cómo sabemos si tenemos que cambiar de escala ante una situación? Cuando detectamos un problema o buscamos saber qué está provocando una tensión en una escala, la solución no la encontramos nunca en la misma escala.

La idea reside en ir cambiando de escala según donde se encuentre el problema volviendo a la escala donde inició como si de un columpio se tratase.

Cada vez que cambias de escala puedes ver diferentes cosas. Por ejemplo, dos personas que siempre discuten delante del equipo. Un día se van a comer juntos y se dan cuenta de que sin público no tiene sentido discutir. En este caso actuamos a nivel pareja pero impactamos a nivel equipo.  

Veamos algunos ejemplos más. Detectamos que una persona del equipo está mostrando signos de frustración. Preguntamos a otras personas del equipo y comentan que desde hace un tiempo, la persona en concreto solamente toma tareas sencillas o poco complejas debido a que metió la pata en una funcionalidad que desarrolló anteriormente. Aquí vemos que tiene efecto y se origina a nivel equipo. Intervenimos a nivel personal, realizando preguntas poderosas con la persona y descubrimos que el problema reside en que a nivel intrapersonal siente que no es valiosa para el equipo. Cerramos a nivel equipo que es donde abrimos el proceso de cambio haciendo que el problema salga en una retrospectiva del equipo y se trate. 

Un tema de moda es el covid-19. Como organización detectamos que queremos contribuir a la mejora global del problema generado por el virus. Preguntamos a diferentes departamentos y encontramos que existe esa misma inquietud. También lo vemos reflejado a nivel sociedad e internacional. Intervenimos a nivel equipo, pidiendo que hagan uso de la inteligencia colectiva para generar ideas que ayuden a problema global del virus. Se generan diferentes iniciativas que realizan los equipos aportando soluciones. Cerramos a nivel equipos contando el resultado de las diferentes iniciativas y dando las gracias por aportar al problema global del virus.

Como humanos que somos tendemos a ver la realidad a través de una o un par de escalas. Hay que tener cuidado de no centrarnos en escalas concretas. Si nos centramos en las escalas de la izquierda, nos estaremos olvidando del exterior y si nos centramos en las escalas de la derecha nos estaremos olvidando de las personas. 

En la práctica tener todas las escalas del sistema de inicio presentes es complicado. Basta con tener en la lista de tareas sobre cómo generar un cambio el punto de revisar las escalas del sistema.

Conclusiones

Las escalas del sistema nos ayudan a:

  • Observar el cambio desde diferentes perspectivas viendo desde dentro y desde fuera.
  • Ver los impactos generados en diferentes escalas del sistema.
  • Generar una estrategia de cambio más resiliente y robusta (considerando todo el sistema).
  • Todo está interconectado y todo es interdependiente.

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