Diseñando procesos de cambio

Cuando pensamos en el futuro al que queremos llegar y le damos forma a través de un  proceso de cambio o de una iniciativa de cambio dentro de una organización, normalmente lo visualizamos como una situación inicial y una situación final. Entre medias, enumeramos un conjunto de pasos definidos que necesitamos alcanzar para llegar a esa situación final. 

Plantear el futuro de una forma tan predictiva nos puede llevar a situaciones que:

  • Nos quedemos en algún paso intermedio y no lleguemos a la situación final.
  • Tardemos más de lo previsto en realizar alguno de los pasos y que los siguientes pierdan el sentido tal y como se definieron.
  • No nos adaptemos al contexto cambiante y cuando lleguemos a la situación final ya no tenga sentido.

¿Cómo podemos plantear escenarios e imaginar futuros deseados? 

Buscando un enfoque adaptativo y ágil. Cuando diseñamos procesos de cambio y situándonos en el framework de Cynefin, estamos principalmente en lo complejo. Cuando nos enfrentamos a problemas complejos, los resultados se vuelven impredecibles. No sabemos con anticipación si una determinada solución va a funcionar. Aquello que funcionó en un lugar podría no funcionar en otro.

Necesitamos un enfoque diferente que nos permita ir descubriendo las relaciones que existen entre los diferentes elementos del sistema en los que vamos a intervenir, dándonos cuenta de lo que sucede.

El camino a seguir es incierto, no lo conocemos. Aplicar un enfoque de experimentación nos permite descubrir los diferentes caminos que podemos recorrer para promover cambios que nos lleven a una evolución continua y hacia ese futuro deseado.

Una aproximación para recorrer el camino

Contamos con el contexto actual y el aspiracional al que queremos llegar. 

Definimos cuales son los límites y el horizonte.

  • Los límites son la lista de NOes, aquellas cosas que no podemos tocar o cambiar. Tienen que estar definidos de forma explícita.
  • El horizonte de cambio describe la nueva situación a la que queremos llegar.

Ambos elementos son un input para los experimentos que realicemos.

En el camino:

  • Desde el contexto actual podemos iniciar desde distintos puntos y realizar ciclos de experimentación. Nos podemos apoyar en métodos como el Ciclo de Deming o el ciclo de Lean Change Management
  • Realizamos ciclos cortos, iterando y descubriendo los aciertos y fallos. Los aciertos confirman lo que queríamos experimentar y los fallos nos dan la información de por dónde ir, realizando el cambio de dirección que necesitamos para volver a probar.
  • Las métricas nos ayudan a tomar decisiones.
  • Los experimentos tienen que ser pequeños para no causar daños irreversibles pero que nos permitan obtener aprendizajes.
  • En el transcurso vamos evolucionando, aprendiendo y acercándonos al horizonte. 

Durante el proceso tendremos en cuenta las lecciones aprendidas, sin preocuparnos excesivamente por el estado actual para llegar a un estado futuro deseado. Nos permite avanzar sin buscar que todo esté absolutamente definido.

Los cambios introducidos son coherentes, sin tener que ser coordinados, pero todos hacía un mismo horizonte.

Aplicar este enfoque requiere de un cambio de mentalidad y hábitos en todas las personas, que permita trabajar en la incertidumbre y en el cambio constante.

Conclusiones

Podemos concluir que para los procesos de cambio:

  • Un enfoque adaptativo funciona mejor que uno predictivo.
  • Los problemas complejos requieren de un enfoque experimental.
  • Adquirimos el hábito de la mejora contínua.
  • Un enfoque safe to fail a través de un entorno seguro. El fallo está permitido, se aprende del mismo y no se penaliza. Fallamos de forma consciente
  • A sentirnos cómodo con lo incómodo surfeando el cambio, siendo más resilientes ante el cambio. 
  • Tomamos decisiones a través de los datos.
  • El camino para cada proceso de cambio es diferente, no existen recetas. Busca la tuya.

En siguientes artículos compartiré más experiencias y cosas a tener en cuenta diseñando procesos de cambio.

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