Cómo gestionar las acciones de cambio en los equipos

¿Es posible cambiar a las personas?

No, no es posible cambiar a las personas. Por mucho que nosotros queramos que otra persona cambie, porque consideramos que puede ser beneficioso o saludable para esa persona… no va a provocar ningún cambio.

Lo que podemos hacer es facilitar que las personas deseen cambiar y en consecuencia cambien. Podemos realizar acciones de siembra, para que las personas tengan una perspectiva del cambio como la que tú puedes tener, siendo ellos lo que cambien. Puedes ser un facilitador o un catalizador del cambio, pero no vas a ser jamás el protagonista que lo provoque. El cambio viene de uno mismo. Puedes poner los medios para que esa persona se conciencie y decida cambiar, pero primero tiene que entender  las ventajas de ese cambio y después tomar una decisión consciente o inconsciente del cambio.

¿Cuándo sucede el cambio?

El modelo de ADKAR®, un método creado por Prosci, indica que las personas cambian cuando progresan a través de cinco condiciones:

  • Conciencia de la necesidad del cambio
  • Deseo de participar y apoyar el cambio 
  • Conocimiento sobre cómo cambiar
  • Habilidad de implementar las habilidades y conductas requeridas
  • Refuerzo para sostener el cambio

Estas cinco condiciones siguen el orden natural en el que una persona experimenta el cambio. De acuerdo a Prosci, si cualquiera de estas cinco condiciones es débil, el cambio se detendrá y fallará.

Cuando un equipo necesita adoptar los cambios, mejorar, evolucionar, ¿cómo lo gestiona? Seguro que estarás pensando en las retrospectivas, y en la mayoría de los casos funcionan, pero en mi experiencia no son la solución para todo. 

Plan de cambio de una página 

Si lo que buscas es que los equipos adopten el cambio como una forma de vida, que sean conscientes de los problemas y que se hagan responsables de los mismos, que adquieran nuevos hábitos y comportamientos en el día a día… El plan de cambio de una página te puede ayudar.

El plan de cambio de una página es un canvas que se menciona en el libro “Lean Change Management” escrito por Jason Little y que me ha resultado útil a la hora de impulsar y gestionar el cambio en los equipos de una forma muy natural, haciendo que el cambio sea algo normal que sucede en el día a día. Se trabaja de una forma no impositiva, fomentando la colaboración dentro de los equipos. 

El canvas tiene la siguiente estructura:

Cómo trabajarlo

Lo primero es compartir con el equipo cuál es el propósito de trabajar sobre el canvas. El equipo tiene que querer participar y apoyar lo que se va a realizar. Se necesita a una persona que sea responsable sobre esta acción de cambio y que se preocupe de todo el proceso.

Rellenando el canvas  

El objetivo es rellenar parte del canvas. Es necesaria una sesión inicial a la que asisten todos los miembros del equipo y debe haber una persona que facilite la sesión. 

Los miembros del equipo van respondiendo a la primera pregunta, ¿Qué problemas estamos intentando solucionar?

Los problemas que van surgiendo se van anotando en el espacio correspondiente del canvas. Un problema se añade cuando los miembros están de acuerdo en que existe el problema en cuestión.

Una vez terminada la recopilación de problemas, se realiza un dot-voting para abordar primero los que el equipo considere que son los más importantes.

Sobre los 3 problemas más votados, se responde a la segunda y tercera pregunta, ¿Qué opciones tenemos? y ¿Cuáles son los riesgos que presenta cada solución?

El equipo va aportando posibles soluciones a los problemas y los riesgos correspondientes de no realizar la solución.

A continuación se da respuesta a la pregunta ¿Qué debemos hacer?. El equipo elige qué opciones quiere trabajar y aportan las acciones concretas a realizar. Las acciones se gestionan a través del panel Kanban (parte central del canvas). Sobre cada acción se da respuesta a la pregunta ¿Cómo evaluaremos el progreso?. De esta forma sabemos si la acción ha sido exitosa o no.

Actualización del canvas  

El equipo actualiza las secciones de ¿Qué debemos hacer?, Perspectivas y ¿Cómo evaluaremos el progreso? en el día a día.

El objetivo de la sección de Perspectivas es que el equipo aporte su visión de si la acción que se está realizando está funcionando o no, o si detectan nuevos problemas que antes no había emergido. 

Sesión diaria con el canvas  

Una buena práctica es aprovechar el daily o reunión de sincronización asegurando que el canvas se encuentra presente en esa sesión. El canvas no se revisa como tal pero está a la vista del equipo y hace que se tenga muy presente las acciones que están en curso.

Sesión quincenal con el canvas  

De forma quincenal se realiza una sesión donde se repasa todo el canvas. El equipo comenta qué problemas considera que ya están resueltos, que no está funcionando, si han adquirido cierto hábito, cierta práctica etc… 

Se actualiza el canvas con nuevos problemas, o se eliminan los que ya no aplican, se trabaja siguientes acciones,…

Conclusión

Trabajando el cambio de esta forma conseguimos que:

  • Los equipos sean conscientes de los problemas que tienen y sean dueños de los mismos
  • Se fomente la colaboración y la autoayuda entre los miembros del equipo
  • Se elimine el miedo al cambio puesto que este pasa a ser una actividad del día a día
  • Se elimine el miedo al fallo  probando, aceptando y desechando como parte normal del trabajo
  • Se adquieran hábitos y comportamientos de forma consciente

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